قانون پارکینسون

چگونه در زمان کمتر کارایی بیشتری داشته باشیم؟

قانون پارکینسون > مهمترین عاملی که مشخص می‌کند یک کار چقدر زمان می‌برد تا انجام شود، این است که چه بازه زمانی برای انجام آن کار در نظر گرفته‌ایم.

کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت

کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت > قانون پارکینسون (Parkinson’s law) در سال 1955 در مقاله‌ای به قلم آقای نورثکوت پارکینسون (Northcote Parkinson)، نویسنده و مورخ انگلیسی، در روزنامه اکونومیست چاپ شد و بعدها به مفهومی مهم در مدیریت تبدیل شد. از این مفهوم می‌توانیم در دیگر جنبه‌های زندگی مانند مدیریت زمان، برنامه ریزی،… بهره ببریم. بعدها این مفهوم بطور گسترده در کتابی به نام «قانون پارکینسون» شرح داده شد.

شاید نام این قانون را تا کنون نشنیده باشید اما بارها آنرا در زندگی روزمره تجربه کرده‌اید. برای مثال کارمندی که هر روز تعداد مشخصی ایمیل یا تلفن را پاسخ می‌دهد، روزی که می‌خواهد 4 ساعت مرخصی برود قادر است سرعت انجام کار خود را بالا برد و با کمترین اتلاف وقت، همان میزان کارایی 8 ساعت را داشته باشد. زیرا او تصمیم گرفته در این بازة زمانی کار را به اتمام رساند.

افراد تمایل دارند کارها و وظایف خود را تا پایان مهلتی که برای آن تعیین شده است به تعویق بیندازند. مثلا اگر شما در روز موظف هستید 8 ساعت کار کنید کارهای شما همان 8 ساعت طول خواهد کشید.

در زندگی شخصی نیز وقتی برنامه‌ای غیر منتظره برنامه‌های روتین روزمره را تغییر می‌دهد، اکثر افراد قادرند با کمی خلاقیت و استفاده از زمان‌هایی که تلف می‌کردند روال‌های روزمره خود را حفظ کنند و حتی گاهی بهتر از روزهای قبل عمل کنند. اما چرا این اتفاق می افتد؟

امروزه از این قانون برای مدیریت زمان استفاده زیادی می شود. این قانون بیان کننده یکی از واقعیت‌های رفتار انسان‌ها در سیستم‌های اداری است که قابل تعمیم به سایر جنبه‌های زندگی فردی نیز می‌باشد. اگر برای اهداف و برنامه های خود منابع زیادی در نظر بگیرید به هر صورت راهی برای استفاده از آنها خواهید یافت. هرچند شاید وجود این منابع کمک زیادی به پیشرفت شما نداشته و حتی گاهی مانع پیشرفت شما شود.

وقتی محدودیت نداریم چطور رفتار می کنیم؟

وقتی هدفی را با منابع نامحدود (پول، زمان، انرژی،…) برای خود در نظر می‌گیرید، انگیزه کافی برای به انجام رساندن آن هدف نخواهید داشت. بهتر است برای خودتان در زمینه های مختلف بصورت فعالانه محدودیت‌هایی قائل باشید تا با بهترین کیفیت و کمترین زمان موفق به انجام کارها شوید.

نامه ای که نوشتن آن ممکن است در حالت عادی یک روز کامل وقت شما را بگیرد، در تنگنای زمان می‌تواند در 10 دقیقه انجام شود.

ما به اندازه حجم کمدهای خود وسیله و لباس می خریم. به اندازه ظرفیت فلش خود در آن اطلاعات ذخیره می‌کنیم. به اندازه‌ای که در بشقابمان غذا باشد، غذا می‌خوریم. به اندازه درآمدمان خرج می‌تراشیم، ما این قدرت را داریم که به سرعت با منابع خود تطبیق پیدا کنیم. هرچه برنامه‌هایی که برای روز بعد می ریزیم بیشتر باشد احتمال بیشتری وجود دارد که تعداد بیشتری از آن‌ها را انجام دهیم. اگر به بهانه کیفیت بهتر یا آرامش بیشتر، تعداد کار کمتری در لیست گذاشته باشیم حتی اگر وقت اضافه هم بیاوریم به ندرت کار مفیدی انجام خواهیم داد. زمانی که یکسری از کارها را به بهانه وقت نداشتن انجام نمی‌دهیم (مثل کتاب خواندن، یاد گرفتن مهارت جدید،… ) اگر تعطیلات هم پیش بیاید باز برای انجام آنها فرصت نداریم. مسئله اصلی وقت نیست بلکه دیدگاه ما به کارها و اولویت آنهاست. ما برای کاری که دوست داریم و یا مجبوریم انجام دهیم به هر حال وقت پیدا می‌کنیم. افراد موفقی که به این قوانین آگاهند برای خود محدودیت‌هایی در نظر می‌گیرند. برای مثال از بشقاب کوچکتری برای غذا خوردن استفاده می‌کنند. درآمد خود را اول پس انداز و یا سرمایه‌گذاری می‌کنند سپس خرج می‌کنند.

چطور در زمان کوتاه، قادر به انجام کار زمان بر هستیم؟

گاهی بین کیفیت کاری که در زمان کوتاهی صورت گرفته و کیفیت همان کار با صرف وقت چند برابر تفاوت کمی حس می‌شود. صرف زمان بیشتر برای انجام کارها لزوماً منجر به کارایی یا کیفیت بهتر نخواهد شد. بهتر است برای کارهای خودمان بصورت فعالانه ضرب العجل‌های ساختگی بسازیم و متعهد باشیم که کار را در آن زمان به پایان برسانیم. وقتی بازه زمانی بیشتری را به یک کار اختصاص می‌دهید این عمل باعث سردرگمی و پیچیده شدن بیشتر کار می‌شود و حتی می‌تواند استرس زیادی به شما وارد کند. وجود محدودیت، تمرکز بر جنبه‌های مهم کار را نیز افزایش می‌دهد. داشتن وقت بیشتر معمولاً با اتلاف وقت بیشتری نیز همراه است.

به گفته الدار شفیر (Eldar Shafir) ، استاد دانشگاه پرینستون، ظرفیت حافظه و توجه ما محدود است. با توجه به این موضوع که ظرفیت توجه ما محدود است ما گاه و بی گاه آن را در زندگی روزمره در هر جا که می‌توانیم تقسیم می‌کنیم. اما گاهی ضرورت ایجاد می‌کند که توجه خود را روی یک موضوع متمرکز کنیم. وجود محدودیت زمانی مانند طوفانی که در حال نزدیک شدن است باعث می‌شود روی کار مهم متمرکز شویم. مجبور شویم سریعتر اقدام کنیم و در شیوه انجام کار بازنگری کنیم و کارها را با کیفیت و کارایی بهتری نسبت به زمانی که هیچ محدودیتی نداشتیم انجام دهیم.

تنها اشکالی که وجود دارد این است که به دلیل تمرکز بالا روی کار اصلی ممکن است سایر کارها از قلم بیفتد و به حاشیه رانده شوند که خود عواقبی دارد. این بهایی است که برای انجام یک کار دارای فرجه زمانی با تمرکز بالا باید پراخت کنید. مراقب باشید که اگر این فرجه توسط شخص دیگر و بصورت بسیار کوتاه در نظر گرفته شده باشد می‌تواند منجر به اضطراب گردد و روی کارایی اثر منفی بگذارد.

محاسن آگاهی از قانون پارکینسون

در عصر دیجیتال که توجه ما به دلایل زیادی از موضوعات مهم و اصلی به راحتی منحرف می شود به کارگیری محدودیت زمانی برای انجام کارها کمک می‌کند از زمان محدودی که در اختیار داریم به بهترین نحو استفاده کنیم. همچنین طبق قانون پارتو (قانون20/80) می‌دانیم که 80 درصد نتایج، حاصل 20 درصد از فعالیت‌های ماست. بنابراین با اختصاص 20 درصد زمان به مهمترین فعالیت هر هدف، 80 درصد نتیجه را خواهیم داشت. آشنایی و بهره‌گیری از این قانون می‌تواند منجر به افزایش عملکرد و استفاده بهینه از زمان گردد.

لینک کوتاه پست: https://www.farzaanegi.com/?p=4778

اگه نظری در مورد این مطلب دارید خوشحال میشم با من در میان بگذارید….